Assitant·e de Gestion Administrative - Syndicat Mixte des Maisons Comtoises H/F - 25

L'assistant.e administratif évolue au sein du pôle administratif du musée composé du responsable administratif et financier et de la directrice.
En tant que pilier de l'établissement, vous occuperez une fonction centrale et transversale. Votre rôle consistera à soutenir l'ensemble des services (communication, public, technique) et à gérer des dossiers variés, de la gestion quotidienne aux missions plus stratégiques.

Missions principales du poste

Secrétariat / Accueil
- Accueille et oriente les partenaires et les élus en accueil physique,
- Accueille et oriente le public en accueil téléphonique et mailing,
- Gère le courrier entrant et sortant,
- Oriente et transmet des informations aux services et aux agents,
- Rédige des courriers et des comptes-rendus,
- Rédige les conventions,
- Gère les agendas partagés,
- Gère et suit et suivi les contrats de maintenance et de fournitures informatique, copieur, téléphonie, vidéo-surveillance, véhicule de service,
- Gère les réceptions (vernissage, inauguration, moments conviviaux),
- Déclare et suit les sinistres,
- Gère les fournitures administratives,

Gestion des assemblées
- Organise et suit les réunions de comité syndical (6 réunions/an) : Convocations, rédactions des rapports liés au ressources humaines, centralisation des rapports inter service, mise en page et diffusion du rapport global, transmissions aux élus et aux services, présence lors des réunions, rédaction des délibérations, transmission des actes réglementaires au (et du) service de la légalité préfectorale via ACTES, rédaction du compte rendu

Finances (assiste le responsable administratif)
- Saisi et suivi des engagements budgétaires
- Traite et mandate les factures liées au fonctionnement de l'établissement

Ressources humaines (assiste le responsable administratif)
- Gestion de la paye : suivi et recueil des variables mensuelles, réalisation du train de paye et intégration en comptabilité
- Gestion RH : gestion administrative des recrutements des fonctionnaires stagiaires et titulaires, gestion administrative globale des contrats à durée déterminée (de droit public comme de droit privé), gestion administrative des conventions de bénévolat, accueil des nouveaux agents, gestion des formations, du remboursement des arrêts maladie, rédaction des ordres de missions.

Mission annexes / transversales
- Assure une veille juridique sur les ressources humaines
- Participe ponctuellement aux opérations de communication du musée (diffusion, installation et présence lors de certains évènements extérieurs)
- Aide sur les événements de privatisation du musée
- Remplace et renforce ponctuellement le personnel d'accueil du musée sur le temps méridien
- Participe ponctuellement à des missions de logistique, de décorations et d'accueil sur site lors des grands évènements
- Crée les moments conviviaux d'équipe.